Un reto que constantemente enfrentan las pequeñas y medianas empresas es evitar las fugas de efectivo en sus operaciones. Dueños y encargados financieros se enfrentan día a día a la difícil decisión de elegir entre hacer un pago a un proveedor, adquirir insumos para la oficina o reemplazar equipo desgastado. Todo por no tener la liquidez necesaria para cumplir con todos los compromisos o imprevistos.
Tener pagos atrasados puede ocasionar condiciones desfavorables con proveedores, e incluso indicadores negativos en el historial crediticio, por eso administrar efectivamente el flujo de efectivo se convierte en una actividad vital para toda empresa. Por ello, compartimos algunas recomendaciones.
En algunos casos, el descontrol financiero comienza cuando no se tiene visibilidad real de las entradas y salidas del dinero, por subestimar los ingresos sobre los egresos. Por ejemplo, ingresar facturas por consumos que no se tenían contemplados o que no se habían planeado correctamente, como comidas con nuevos prospectos, gastos extra en eventos con clientes, viajes de último momento, taxis, propinas, etcétera.
La falta de visibilidad de los gastos ocasiona que el área de finanzas no pueda hacer proyecciones de flujos de capital y que la mesa directiva no logre tomar decisiones de inversión con cifras y datos reales.
Para este tipo de situaciones, lo primero que se debe hacer es: identificar, controlar y prevenir con las herramientas y soluciones adecuadas.
Hay sistemas automatizados de pago que pueden ayudar a mantener cada una de las entradas y salidas de efectivo ordenadas. Los sistemas manuales que usan algunas empresas son más propensos al error humano, además de que la automatización ahorra tiempo y recursos a clientes y proveedores.
De la misma forma los imprevistos siempre sucederán, y por eso es recomendable que también se destine una cantidad en la planeación para no descontrolar las finanzas de la organización.
Otros puntos a considerar que pueden ayudar a mantener las finanzas saludables de la empresa son:
1. Lugar: conocer el sitio en el cual se realizó la transacción es importante para ver el tipo de consumo, si es en un proveedor, restaurante, gasolina, etc. Estos datos aportan información del lugar y frecuencia de consumo para crear un posible patrón.
2. Monto: los números son exactos, con este conocimiento la transacción será mucho más sencilla de rastrear en un estado de cuenta. Conocer los montos aprobados mediante políticas internas previene el mal uso de recursos. Un medio de pago como la tarjeta corporativa permite poner límites de gasto a los empleados, áreas de negocio y también a los proveedores.
3. Fecha: aunque existen establecimientos que reportan los cargos únicamente en ciertos horarios, las fechas son vitales para ordenar los gastos por mes y por ciclos. De esta forma se analiza si el gasto es frecuente, estacional o esporádico.
Los sistemas tienen la capacidad de controlar el uso de efectivo porque el gasto se verá reflejado a través de reportes electrónicos y límites de consumo, con esto no solo se evitan las fugas de efectivo sino también los cargos fraudulentos.
En nuestro país ya existen diferentes sistemas de pago, flexibles y seguros, que prácticamente se pueden utilizar en cualquier parte del mundo para administrar los gastos de la empresa, como viajes de negocios, hospedajes en hoteles, restaurantes, hasta envíos por correo, suministros de oficina, facturas de teléfono y mucho más, lo que deriva en beneficios significativos para las empresas.